Se você usa algo com frequência, é aconselhável que você possua ao menos um conhecimento superficial de como ela funciona.
Como funcionam os emails?
Programas de correio eletrônico
Outlook Express: É um cliente leve e simples, ideal para usuários iniciantes ou que buscam simplicidade. Os contatos são armazenados em integração com o Catálogo de Endereços do windows. A importação de seus contatos e mensagens por outros programas de correio tende a ser bastante simples.
O backup dos dados armazenados deve ser feito a partir da pasta com os arquivos .dbx correspondentes às caixas de emails. O backup dos contatos é feito a partir da exportação do catálogo de endereços.
Microsoft Outlook: Criado para o mercado corporativo, é um cliente de email poderoso mas pesado, armazenando em um único arquivo de dados todos os compromissos, contatos, notas e tarefas. Possui alta compatibilidade com smartphones como Blackberrys e telefones rodando Windows Mobile.
Apresenta problemas ocasionais de travamento, progressivos a medida em que o volume de dados armazenados cresce.
Permite a criação de arquivos separados para armazenamento de dados, permitindo que o emails não necessários sejam armazenados em arquivos de dados a serem abertos somente quando necessário. Truque: Essa técnica deixa o Outlook consideravelmente mais leve e evita os travamentos frequentes quando o arquivo de dados passa de 1 GB.
O backup dos emails, contatos, tarefas, notas, calendário e afins é feito a partir do backup do arquivo .pst de dados do outlook. Essa técnica permite que se realize um backup seguro no qual se torna virtualmente impossível perder emails.
Thunderbird: É um cliente de emails de código aberto, que divide seus arquivos de dados e se mantém tão leve com 10 GB de emails armazenados quanto era quando recêm instalado. Possui grande compatibilidade com soluções de código aberto, mas não com o volume de smartphones do Outlook.
Webmail: Apesar de funcionar como um site, o webmail na verdade é um programa que acessa via IMAP um servidor de email (vide abaixo).
Formas de Acesso e Recebimento
Emails podem ser acessados de diversos dispositivos (webmail, cliente de email, celular, internet tablet, etc) mas as formas de acesso são apenas três :
POP: É um protocolo de acesso que permite que o dispositivo (vida acima) acesse o servidor de emails e realize o download dos emails disponívies e informe o servidor do tempo para deleção dos email (imediatamente ou em um certo número de dias). Mesmo que os emails já tenham sido lidos ou respondidos no webmail, são baixados como não lidos.
IMAP: Este protocolo permite que o dispositivo tenha acesso aos emails que estão armazenados no servidor, faça alterações como ler e responder, guarde enviados, dentre outros. O poder do IMAP está em permitir que todos os dispositivos tenham acesso às mesmas caixas de emails, fazendo com que a consistência da caixa se mantenha mesmo enviando-se e respondendo-se emails de diversos computadores, celulares e afins. Todo esse poder esbarra na limitação de armazenamento dos servidores de emails.
SMTP: É o protocolo para envio de mensagens, sendo usado em conjunto um protocolo POP ou IMAP.
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